Liebe Tänzer:innen,

wir haben ein Update für unser Buchungssystem: Ab sofort könnt ihr euch bis zu 7 Tage im Voraus für eure Kurse anmelden. Das ist ein klarer Vorteil für euch – ihr könnt eure Woche besser planen und euch frühzeitig einen Platz sichern.

Wichtig: Die neuen Regeln gelten ab dem 01.02.
Mit jeder Kursbuchung bestätigt ihr außerdem, dass ihr diese aktualisierten Buchungs- und Stornoregeln zur Kenntnis genommen habt und ihnen zustimmt.

Damit das für alle fair funktioniert, müssen wir gleichzeitig genauer darauf achten, ob reservierte Plätze auch wirklich genutzt werden. Denn: Wer früh bucht, blockiert den Platz und damit auch den Raum – und es gibt oft Wartelisten mit Teilnehmer:innen, die gerne nachrücken würden. Außerdem können wir Probestunden manchmal nicht mehr eintragen, obwohl eigentlich noch Platz da wäre, wenn Buchungen nicht rechtzeitig angepasst werden.

Zusätzlich setzen wir eine klare Raum-Kapazitätsgrenze. In den letzten Wochen haben wir gemerkt, wie wichtig das ist, damit der Unterricht für alle qualitativ hochwertig bleibt. Deshalb bleiben wir hier konsequent, fair und transparent: Ab einer bestimmten Teilnehmer:innenzahl wird ein Kurs als voll markiert und die Buchung gesperrt – damit alle genug Platz haben und wir die Qualität im Raum halten können. Umso mehr lohnt es sich, frühzeitig zu buchen – natürlich weiterhin mit den untenstehenden Regeln.

Deshalb gelten ab jetzt folgende Regeln:

✅ Abmeldung bis 6 Stunden vor Kursbeginn
Ihr könnt euch bis spätestens 6 Stunden vorher problemlos abmelden – mit nur einem Klick. Dann wird euch euer Guthabenpunkt ganz normal wieder gutgeschrieben.
(Orientierung: Maßgeblich ist der Kursbeginn – z.B. Kurs um 18:00 Uhr → kostenlose Abmeldung bis 12:00 Uhr.)

⏰ Late Cancellation (späte Abmeldung)
Wenn die Abmeldung später als 6 Stunden vorher erfolgt, berechnen wir eine Gebühr von 5 €.
Diese wird in Rechnung gestellt.

🚫 No-Show (nicht erschienen, ohne Abmeldung)
Wenn ihr gar nicht absagt und nicht zum Kurs erscheint, berechnen wir 10 € (No-Show-Gebühr).
Auch diese wird in Rechnung gestellt.

🕒 Late Check-in (spontane Anmeldung nach Kursbeginn)
Wenn ihr euch erst nach Kursbeginn noch spontan eintragen möchtet, berechnen wir ebenfalls 5 € (Late Check-in).
Auch diese Gebühr wird in Rechnung gestellt. Hintergrund: Nach Kursstart bedeutet das oft zusätzliche Organisation (Teilnehmer:innenliste, Raumplanung, ggf. Warteliste/Probestunden) – und vor allem soll es für alle fair bleiben, damit man Plätze nicht „bis zur letzten Minute“ offenhält und andere dadurch keinen verlässlichen Zugriff auf den Kursplatz haben.

Uns ist wichtig: Es geht hierbei nicht um Strenge, sondern um Fairness, Verlässlichkeit und Solidarität. Wir möchten, dass Plätze dort ankommen, wo sie wirklich genutzt werden – und dass Wartelisten sich bewegen können. (Wenn ihr auf einer Warteliste steht, lohnt es sich also immer, regelmäßig reinzuschauen.)

Zusätzlich möchten wir euch transparent informieren: Wir starten parallel ein kleines Fairness-Projekt für unser Team. Dozent:innen erhalten künftig einen Bonus, wenn ein Kurs voll ist – als Wertschätzung für ihre Arbeit und um ihnen mehr zurückzugeben. Das macht es umso wichtiger, dass die Kurslisten realistisch sind und Plätze nicht unnötig blockiert werden.

Hinweis zu Mitgliedschaften: Mitgliedschaften können wie gewohnt über den Onlineshop oder direkt bei unseren Service-Mitarbeiter:innen erworben werden.

Herzliche Grüße

Dein Open Area Team 

Dear dancers,

we have an update to our booking system: From now on, you can book classes up to 7 days in advance. This is a clear benefit for you—better planning and the ability to secure your spot early.

Important: The new rules apply from 01 February.
With every class booking, you also confirm that you have read and accept these updated booking and cancellation rules.

To keep this fair for everyone, we also need to be more precise about whether reserved spots are actually used. Booking early holds a spot (and blocks space in the room)—and we often have waitlists of participants who would love to join. Sometimes we also can’t add trial participants, even though there might still be space if bookings were updated in time.

In addition, we are enforcing a clear room capacity limit. Over the past weeks we’ve seen how important this is to maintain high-quality classes for everyone. Once a class reaches the room limit, it will be marked as full and booking will be closed. That’s also why booking early can really pay off—while still following the rules below.

From now on, the following rules apply:

✅ Cancellation up to 6 hours before class starts
You can cancel up to 6 hours before class with just one click. Your credit point will be returned as usual.
(Example: If class starts at 6:00 pm, free cancellation is possible until 12:00 pm.)

⏰ Late Cancellation (late cancellation)
If you cancel less than 6 hours before class, a €5 fee will be charged.
This fee will be invoiced.

🚫 No-Show (no cancellation, not attending)
If you do not cancel and do not attend, a €10 no-show fee will be charged.
This fee will also be invoiced.

🕒 Late Check-in (joining after class has started)
If you register after the class has already started, we charge €5 (late check-in).
This fee will be invoiced as well. Reason: After class starts, it creates extra coordination (attendance lists, room planning, waitlists/trials), and we want to keep the system fair—so spots can’t be “held until the very last minute.”

This is not about being strict—it’s about fairness, reliability, and solidarity. We want spots to go to the people who can truly use them, and we want waitlists to move.

We also want to be transparent: We are launching a small fairness initiative for our team. Instructors will receive a bonus when a class is fully booked—as appreciation for their work. This makes it even more important that bookings reflect real attendance.

Membership note: Memberships can be purchased as usual via our online shop or directly at our service desk team.

Kind regards,

Your Open Area Team

Queridas/os bailarinas/es:

Tenemos una actualización de nuestro sistema de reservas: a partir de ahora podéis inscribiros en vuestras clases con hasta 7 días de antelación. Esto es una clara ventaja para vosotras/os: podéis planificar mejor la semana y aseguraros una plaza con tiempo.

Importante: Las nuevas normas se aplican a partir del 01.02.

Con cada reserva de clase confirmáis además que habéis leído estas normas actualizadas de reserva y cancelación y que estáis de acuerdo con ellas.

Para que esto funcione de forma justa para todas/os, también tenemos que prestar más atención a si las plazas reservadas realmente se utilizan. Quien reserva con antelación bloquea la plaza y, por tanto, también el espacio en la sala. A menudo hay listas de espera con participantes que querrían entrar. Además, a veces no podemos añadir clases de prueba, aunque en realidad habría espacio si las reservas se ajustaran a tiempo.

Además, aplicamos un límite claro de capacidad de la sala. En las últimas semanas hemos visto lo importante que es esto para que la clase mantenga una alta calidad para todas/os. Por eso actuamos de manera consecuente, justa y transparente: a partir de un determinado número de participantes, una clase se marcará como completa y se cerrarán las reservas, para que todas/os tengan suficiente espacio y podamos mantener la calidad. Por eso vale la pena reservar con antelación, siempre respetando las normas que siguen.

A partir de ahora se aplican las siguientes normas:

✅ Cancelación hasta 6 horas antes del inicio de la clase

Podéis cancelar sin problema hasta 6 horas antes, con un solo clic. Entonces se os devolverá vuestro punto de crédito con normalidad.

(Referencia: cuenta la hora de inicio de la clase; p. ej., clase a las 18:00 → cancelación gratuita hasta las 12:00).

⏰ Late Cancellation (cancelación tardía)

Si canceláis con menos de 6 horas de antelación, cobramos una tasa de 5 €.

Esta tasa se facturará.

🚫 No-Show (no asistencia sin cancelación)

Si no canceláis y no asistís a la clase, cobramos 10 € (tasa de no asistencia).

Esta tasa también se facturará.

🕒 Late Check-in (inscripción espontánea después de que la clase haya empezado)

Si os inscribís de forma espontánea después del inicio de la clase, cobramos igualmente 5 € (late check-in).

Esta tasa también se facturará. Motivo: después de empezar la clase suele implicar organización adicional (lista de participantes, planificación de la sala y, si procede, listas de espera/clases de prueba). Sobre todo, queremos que sea justo para todas/os y evitar que se “reserven” plazas hasta el último minuto, impidiendo que otras personas tengan un acceso fiable a la clase.

Para nosotras/os es importante: no se trata de ser estrictas/os, sino de justicia, fiabilidad y solidaridad. Queremos que las plazas lleguen a quienes realmente las van a utilizar y que las listas de espera se muevan. (Si estáis en lista de espera, merece la pena revisar con regularidad).

Además, queremos informaros con transparencia: paralelamente iniciamos un pequeño proyecto de equidad para nuestro equipo. Las/os instructoras/es recibirán en el futuro un bonus cuando una clase esté completa, como reconocimiento a su trabajo. Esto hace aún más importante que las listas de clase reflejen la asistencia real y que no se bloqueen plazas innecesariamente.

Nota sobre las membresías: Las membresías se pueden adquirir como siempre a través de la tienda online o directamente con nuestro equipo de servicio/recepción.

Un cordial saludo,